Snel… noem drie targets in jouw bedrijf die het resultaat bepalen… Ik wed erom dat je dit niet in drie seconden lukt!
In veel organisaties waar ik kom, ontbreekt het aan sturingsinformatie om de gewenste resultaten te behalen. Vaak is deze informatie wel ergens aanwezig, bijvoorbeeld bij de directie, marketing of finance, maar niet op een geïntegreerde wijze en op de juiste niveaus binnen de organisatie. Hierdoor werken niet alle medewerkers aan dezelfde doelen, wat resulteert in veel verloren tijd en energie aan irrelevante zaken. En dat is jammer.
Het belang van Key Performance Indicators
Waarom is het goed implementeren van sturingsinformatie in de organisatie belangrijk? Om verschillende redenen is sturingsinformatie, of anders gezegd Key Performance Indicators (KPI’s), belangrijk:
Besluitvorming ondersteunen: KPI’s bieden leidinggevenden en medewerkers de gegevens die ze nodig hebben om weloverwogen beslissingen te nemen. Het stelt hen in staat om trends te identificeren, prestaties te evalueren en te begrijpen hoe acties de doelstellingen van de organisatie beïnvloeden.
Richting geven: KPI’s geven duidelijkheid over de koers van de organisatie en haar doelstellingen. Het helpt om strategische prioriteiten vast te stellen en zorgt ervoor dat alle activiteiten en initiatieven binnen de organisatie bijdragen aan deze doelen.
Efficiëntie verbeteren: Door het gebruik van KPI’s kunnen organisaties hun processen optimaliseren en inefficiënties identificeren. Het stelt hen in staat om middelen effectief toe te wijzen en te zorgen voor een betere benutting van tijd, geld en talent.
Continue leren en verbeteren: KPI’s vormende basis voor een cultuur van continu leren en verbeteren binnen de organisatie. Door voortdurend te monitoren en te analyseren kunnen organisaties hun prestaties evalueren en waar nodig aanpassingen maken om te blijven groeien en innoveren.
Kortom, het goed inbedden van KPI’s in de organisatie is essentieel voor het realiseren van doelstellingen, het verbeteren van prestaties en het bevorderen van een cultuur van datagedreven besluitvorming en continue verbetering.
Succesvolle organisaties
Wat ik heb gezien bij succesvolle bedrijven is dat zij KPI’s consistent op alle niveaus implementeren. Hiermee bedoel ik dat medewerkers op de werkvloer naar andere vormen en hoeveelheden sturingsinformatie kijken dan de directie, maar dat deze informatie wel op elkaar is afgestemd en met elkaar samenhangt.
Een goed voorbeeld hiervan is hoe Fletcher Hotels dit praktisch toepast. In elke keuken van hun hotel-restaurant(s) wordt wekelijks een (geprint) overzicht opgehangen van de inslagpercentages (het percentage inkoop van eten en/of drinken ten opzichte van de omzet) en alle gerelateerde aspecten, zoals het aandeel snijafval en producten die over datum zijn en zijn weggegooid. Naast de cijfers wordt met kleuren aangegeven of het budget is behaald. Donker groen betekent dat het budget helemaal is gehaald, Donker rood geeft aan dat het niet is gehaald, en andere kleuren geven tussenliggende resultaten weer. Te begrijpen voor iedereen, ook met een lage opleiding.
Deze cijfers hebben directe invloed op de winstgevendheid van het bedrijf. Ze zijn wekelijks en bij (zeer) goed management zelfs dagelijks inzichtelijk, waardoor medewerkers snel kunnen leren van eventuele fouten en direct zien hoe ze bijdragen aan het financiële succes van het bedrijf. Daarnaast wordt het dikwijls een sport voor medewerkers om elke week beter te presenteren, vaak aangemoedigd door leuke prijzen, een teamuitje of een bonus.
KPI’s voor een gezonde bedrijfsvoering
KPI’s waarop je kunt sturen variëren afhankelijk van de organisatie en haar doelen. Ze omvatten financiële, operationele, klantgerichte, medewerkersgerichte, marketing-, kwaliteits- of bijvoorbeeld duurzaamheids-KPI’s. Deze metingen zijn essentieel om de prestaties van een organisatie te evalueren en haar vooruitgang richting doelstellingen te volgen.
Maar welke KPI’s zijn nu echt belangrijk voor het behalen van goede resultaten? Voor je het weet, zie je door de bomen het bos niet meer. Dit is sterk afhankelijk van je doel, opdracht en hoe direct je wilt sturen op resultaat, maar om je toch iets mee te geven wil ik drie KPI’s benadrukken die naar mijn mening altijd inzichtelijk moeten zijn om een gezonde bedrijfsvoering te waarborgen.
Arbeidsproductiviteit.Vaak uitgedrukt in totale omzet gedeeld door het aantal contracturen. Tip: als weet wat je break-even EBITDA is bij welke omzet, dan heb je ook een vuistregel hoeveel omzet per gewerkte uur je moet maken om winst te maken.
Klanten-tevredenheid. Dit kun je – behoudens bijvoorbeeld online beoordelingsplatforms – meestal niet dagelijks meten, maar geeft een goede indicatie van de perceptie ten aanzien van de kwaliteit die je levert. En mijn stelregel is dat een goede kwaliteit uiteindelijk leidt tot kwantiteit, in de zin van meer klanten, hogere marges en omzet en uiteindelijk meer winst.
Medewerkers-tevredenheid. Zeker in een tijd van aanhoudende arbeidsmarktkrapte is deze indicator essentieel geworden. Immers, zonder medewerkers überhaupt geen product of dienst. Daarnaast is er een sterke relatie tussen een hoge medewerkers tevredenheid en het succes van de onderneming.
Tot slot adviseer ik om de KPI’s wekelijks en hoogstens maandelijks samen te vatten in een dashboard, een overzicht waarin de KPI’s kunnen worden gevolgd. Stem het dashboard af op de doelgroep (directie, afdeling, locatie), zoals Fletcher Hotels doet, en bespreek met de medewerkers wat de cijfers betekenen en bepaal samen of er acties moeten worden uitgezet om eventueel bij te sturen.
Onafhankelijke blik
Denk jij, na het lezen van dit artikel, dat jouw organisatie nog wel wat stappen kan maken als het gaat om de juiste sturingsinformatie of dat er een keer kritisch wordt meegekeken of de KPI’s goed ingebed zijn? Neem dan vrijblijvend contact op. Ook wij hebben de wijsheid niet in pacht – wat voor de ene organisatie werkt, werkt niet bij alle organisaties – maar een onafhankelijke blik kan nieuw licht laten schijnen op zowel de doelen die je hebt gesteld als de uitvoerbaarheid ervan.
