ZOEKEN

3 tips voor het succesvol uitvoeren van businessplannen (Quick scan-wijsheden dl. III)

Artikel geschreven door: Kyra Weaver op 23 maart 2018

Er zijn goede plannen en ideeën. De plannen zijn vertaald in een business plan met een onderliggende financiële begroting. De middelen, mensen en data zijn beschikbaar om er uitvoering aan te geven. Toch lukt het onvoldoende om de gewenste stappen te maken. Waar kan dit aan liggen?

Symptomatiek

Goede plannen, maar dreigt de uitvoering ervan vast te lopen? In onze adviespraktijk komen we onder meer de volgende symptomen tegen:

⇒  Men houdt elkaar enigszins gevangen en verbeteringen komen onvoldoende van de grond
⇒  Er is een diffusie van verantwoordelijkheid en interne afspraken zijn niet altijd even helder en duidelijk
⇒  Gevoelens van gelatenheid, onmacht, vermoeidheid, passiviteit
⇒  Actuele (operationele) problemen en uitdagingen zijn leidend (‘brandjes blussen’)
⇒  Niemand voelt zich eindverantwoordelijk voor voortgang en resultaat
⇒  Het lijkt erop dat niet echt als team wordt samengewerkt, vertrouwen MT brokkelt af
⇒  Cultuur is dat interne afspraken niet consequent worden nagekomen
⇒  Weinig veranderende besluiten- en actielijst
⇒  Sfeer ademt weinig energie en elan uit

Uiteraard kunnen externe factoren hierin een rol spelen, zoals bijvoorbeeld veranderende marktomstandigheden of onvoorziene tegenvallers. Vaak zien we dat er echter ook interne factoren zijn die de voortgang vertragen of belemmeren. Onze ervaring is dat met een gerichte aanpak veel voortgang geboekt kan worden. Daarvoor 3 tips.

TIP 1: Plan en wijs toe

Maak een duidelijk plan en begroting en vertaal deze in heldere keuzes en hapklare deelplannen waarover duidelijke afspraken worden gemaakt (wie, wat, wanneer, hoe, etc.). Je kunt immers niet evalueren als vooraf niet duidelijk is wat het doel is en wat er wordt verwacht.

Communiceer helder over de doelstellingen, met de gehele organisatie. Dit draagt eveneens bij aan de zelfredzaamheid van medewerkers en voorkomt dat men naar eigen goeddunken hun beleid gaat uitstippelen.

Wijs verantwoordelijkheid voor de uitvoering van een deelplan toe aan één persoon of team. Zonder verantwoordelijkheidsgevoel van de uitvoerders zal er niets van de plannen terechtkomen. 

TIP 2: Voortgang meten en bespreken

Richt een passende overlegstructuur in. Niet te vaak en niet te weinig, maar met een cadans passend bij uw onderneming. En noem het zoals u wilt. MT-overleg, werkoverleg, afdelingsoverleg, alles is goed. Zorg er echter voor dat dit interne overleg altijd doorgang vindt, ongeacht de waan van de dag en de hectiek van het moment.

Eis van iedere deelnemer dat hij/zij zijn aandeel hierin heeft voorbereid. Dit helpt om de gewenste voortgang te realiseren en het voorkomt dat zaken te lang blijven liggen of geen prioriteit hebben. Tevens kun je iedere deelnemer hierdoor beter aanspreken op diens verantwoordelijkheden.

Voorkom dat het MT slechts functioneert als een operationeel overleg met een vooral informerend en weinig besluitvormend karakter. Structurele zaken en kernproblemen dienen voldoende aan de orde te komen. Iedere afdeling dient voldoende dominantie te hebben bij interne sturing en besluitvorming waarbij het belangrijk is om het gezamenlijke belang veilig te stellen en daarmee ‘eilandgedrag’ te voorkomen.

TIP 3: Inhoud

3 tips voor het succesvol uitvoeren van businessplannen (Quick scan-wijsheden dl. III)

Bespreek in het MT-overleg niet alleen operationele zaken maar ook beleidsmatige zaken. Alle facetten van het bedrijf (ook financiële en projectresultaten) moeten op de agenda staan en voldoende diepgang hebben.

Sturing op informatie moet zichtbaar zijn en vooral sturing op die informatie die cruciaal is voor het primaire proces. Maak de interne data geschikt voor interpretatie en aansturing (maak de transitie van ‘gegevens’ naar ‘informatie’).

Noodzakelijke scherpte

Met deze tips is het proces van meten-weten-denken-doen beter in de organisatie verankerd. Het is altijd goed om een prima werkomgeving te bieden voor het vaste personeel, maar waak ervoor dat de noodzakelijke scherpte en veranderingen daardoor uitblijven.

En zorg er uiteraard voor dat de MT-leden zelf voorop lopen: uw medewerkers dienen voorbeeldgedrag en urgentiebesef terug te zien. Deze lijst met tips is uiteraard niet uitputtend, maar biedt voldoende houvast om de eerste contouren aan te brengen. Nog een laatste tip: Ga voor uw zelf eens na of u dit proces verder kunt optimaliseren en waar u scherpte aan kunt brengen.

In de Quick scan-serie putten we uit 25 jaar aan ervaring met bedrijfskundige problematiek. We hebben de belangrijkste lessen voor onszelf op een rij gezet. Er verscheen al eerder een deel I (juridische structuur) en deel II (risicospreiding).


Andere Artikelen

Actueel

UNO begeleidt QEW Engineered Rubber bij internationale overname RCH

Lees meer
Actueel

Lunchlezing recente ontwikkelingen in de Wet Homologatie Onderhands Akkoord (WHOA)

Lees meer