ZOEKEN

10 tips voor een scherpere afstelling van uw begroting 2017

Artikel geschreven door: Arno Elting op 10 november 2016

Met het opstellen van de jaarbegroting wordt u geconfronteerd met veel facetten van de bedrijfsvoering en de assumpties waar u op stuurt. Regelmatig spiegelen is ons devies. Daarom 10 tips van UNO om uw begroting voor het komende jaar net iets scherper in te steken.

Begroting

Het jaarlijkse opstellen van de begroting wordt vaak gezien als inefficiënt, tijdsintensief en ultiem zinloos omdat de begroting nooit precies uitkomt. UNO begrijpt dit wel: de tijd die u stopt in het maken van een begroting moet zich immers terugbetalen in iets van waarde.

In onze dagelijkse praktijk komen we veel bedrijven tegen die jaarlijks een begroting opstellen, maar ook even zoveel bedrijven die het niet doen. UNO adviseert echter om toch jaarlijks de begroting voor het volgende jaar op te stellen, want failing to plan is planning to fail. Daarom 10 tips van UNO om waarde toe te voegen aan uw begroting voor 2017:

1.  Strategy and plan before structure
Een goede jaarbegroting (prognose) zou logisch moeten voorvloeien uit de strategische plannen voor de onderneming. Heeft uw onderneming een goed strategisch plan? Is dit gekoppeld aan een plan van aanpak met financiële onderbouwing? Dit is de basis voor uw begroting voor de komende jaren.

2.  Een goede begroting wordt breed gedragen
Door wie wordt de jaarbegroting samengesteld? In een vorig artikel schreven we al eens over de functie van de CFO als waakhond en innovator. De CFO vormt een belangrijke schakel in de strategische planning en daarom ook bij het begrotingsproces.

Echter is het van belang om een breed draagvlak te zoeken voor de begroting en dan kan alleen wanneer iedereen is betrokken bij de planning. De input voor de begroting komt van de werkvloer en het management. Geef het management daarom een duidelijke rol in het proces en in ieder geval bij de inschattingen ten aanzien van marktverwachtingen, omzet en marge.

3.  Geef inzicht in de assumpties
Is de begroting een globale extrapolatie van het huidige boekjaar? Of zijn alle getallen en assumpties daadwerkelijk zorgvuldig opnieuw vastgesteld en berekend? Werk hierbij van meet af aan met P x Q. Door inzicht te geven in de grondvesten (prijzen, volumes, uren, ritten, vierkante meters etc.) bouwt u een actueel budget.

Bovendien maakt u de assumpties die aan de basis liggen inzichtelijk en zijn deze achteraf makkelijk aan te passen, indien nodig.

10 tips voor een scherpere afstelling van uw begroting 2017 MT

4.  Hanteer meerdere scenario’s
Welk scenario wordt toegepast? Een positieve instelling is het halve werk, maar als u te ambitieus bent in uw verwachtingen van uw resultaten komt u niet beslagen ten ijs. Bouw altijd enige marge in uw begroting in. UNO hanteert doorgaans een best case-, mid case- en worst case-scenario wanneer wij jaarbegrotingen opstellen. We gaan uiteraard voor de best, maar we bereiden ons tevens voor op de worst. Vooral wanneer de huisbankier meekijkt naar de begroting, is het wenselijk diverse scenario’s te presenteren in relatie tot uw strategische planning. Stakeholders zullen met name op zoek zijn naar een realistische financiële planning.

Door te werken met P x Q  als basis van het financiële model vereist het maken van diverse scenario’s slechts een beperkte investering van tijd. U hoeft zich alleen nog maar te focussen op de assumpties (input) voor elk scenario.

5.  Keep it simple and flexible
Is de begroting helder opgezet? Een overdaad aan Excel-sheets maakt het niet overzichtelijker en de kans op reken- en formulefouten neemt toe. Is het begrotingsmodel flexibel? Kunnen wijzigingen in activiteiten en bedrijfsvoering eenvoudig worden aangepast in het model?

Te veel details leiden tot complexiteit. Houd het compact en duidelijk.

6.  Veranker een planning & control-cyclus in de organisatie
Zijn de monitoring en opvolging voldoende verankerd in de organisatie? Managementrapportages vormen een belangrijk onderdeel van de planning & control-cyclus. Zij geven het bestuur en het management gedurende het jaar inzicht in de mate waarin de doelstellingen uit het jaarplan worden gerealiseerd.

De rapportage van het management aan de bestuurder/directie dient om te verantwoorden, te informeren en te adviseren over de verder te volgen koers. Vloeien er uit de begroting actiepunten voort? Zorg ervoor dat deze gemonitord worden.

7.  Plan vooruit
Uw begroting (planning en verwachtingen) voor 2017 heeft direct invloed op de verwachtingen van de daaropvolgende jaren. Als u een aantal jaren vooruit kijkt kunt u bijvoorbeeld beter rekening houden met een tijdige of uitgestelde investering.

Daaraan gerelateerd: kunnen positieve meevallers ook financieel worden opgevangen? Gaat het voorspoedig met uw bedrijf, dan kan het gebeuren dat bijvoorbeeld vanuit voorraadposities, voorfinanciering van projecten of personeelsopzicht op moet schakelen. Of dat u meer (kantoor)ruimte nodig heeft om uw groeiende bedrijfsvoering te blijven voortzetten.

8.  Zorg voor een geïntegreerd financieel model
Een geïntegreerd financieel model (op niveau van resultaat, balans en liquiditeit) kent controlemechanismen en zorgt daarbij voor een betrouwbare prognose. Voorkom losstaande modellen, want de kans op misinterpretatie en fouten neemt daarbij exponentieel toe. Een begroting  is juist bedoeld als leidraad. Zorg dan ook dat deze goed en consistent is doorgerekend.

9.  Zorg voor de juiste basis in de begroting
Uw jaarbegroting zou in elk geval de volgende elementen moeten bevatten:

Naast deze ‘verplichte’ elementen adviseren wij om ook een investeringsbegroting (van zowel vaste als vlottende activa) samen te stellen.

En specifiek ten aanzien van de liquiditeitsprognose:

10.  Gebruik uw plan en begroting voor uw stakeholders
Een goed plan met een degelijke financiële onderbouwing wordt altijd goed ontvangen door RvA, RvC, financiers en andere stakeholders. Het geeft vertrouwen en stimuleert de samenwerking. Ook biedt het een goed handvat om toekomstplannen te bespreken.

Conclusie

Met een doorwrochte begroting wordt u uitgedaagd om na te denken over alle onderdelen van uw bedrijfsvoering. Aan de hand hiervan kunt u een goed geïnformeerde inschatting maken over het gevoerde beleid en kunt u bepalen of er bijsturing nodig is van activiteiten, mensen of planningen. Eveneens overtuigt u de bank en andere stakeholders van de professionaliteit van de organisatie en schept u vertrouwen.


Andere Artikelen

Actueel

Laat 2021 een bijzonder jaar worden én dan niet alleen door het breken van weerrecords

Lees meer
Actueel

Minicursus ‘verkoopproces & bedrijfswaardering’

Lees meer